四川省江苏商会文件管理制度

四川省江苏商会管理规定之十七

四川省江苏商会文件管理制度

为了规范文印质量，加强文件管理，规范办事程序提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。

档案管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文及本商会上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全商会各类文件由办公室管理。

一、收文的管理

收文工作由商会办公室指定专人负责管理。当接到上级文件后，要在“收文登记薄”上登记并及时编号纳入档案。

1、凡上级下发或下级上报给本商会的文件，由秘书处分管人员统一收文、编号、登记，提出拟办意见，然后呈秘书长签批后，按秘书长的意见呈报各会长审批或传阅；

2、审批公文，主批人应当明确签署意见，并签名和审批时间，其他审批人员亦应写明意见，也要签名和时间；

3、领导批复过的文件，由分管人员按要求进行办理，不能按时办理或办理中变更批示意见，必须说明理由，无故拖欠不办或随意变更批示意见，要追究办理人员的责任。

4、各类文件必须及时传递和阅处，不得积压，以防延误，文件处理各个环节都必须注意做好管理工作，不得随意乱放，以防文件丢失；

5、阅读后的文件由办公室专柜统一保存，每年年检前将上年度的收文进行清理，除需保留的外，逐件登记，按规定销毁。

二、发文的管理

1、商会发文，由经办人员起草，办公室核稿，报送商会秘书长审查，由会长签发（党支部有关文件除外）；

2、商会党支部发文，由经办人员起草，报局机关党支部书记审核，商会党组书记签发；

3、草拟公文应做到：符合法律、法规和文件、政策及有关规定、商会章程；情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整；用词、用字、引文、标点准确、规范；

4、凡经商会会长签发的文件，统一到办公室分类登记挂号后交付打印，主办人员必须认真校对印发，确保文件质量，统一使用《四川省江苏商会》文头纸；

5、文件打印好之后，一律凭领导签发的原稿到办公室加盖印章。办公室盖印时必须认真核对，以防差错，并将原稿及打印好的文件（一式三份）收存归档；

6、每年1月份，由办公室统一组织，将商会上年度所发文件的存档件整理装订，造册登记后封存管理。

三、公文的签收

1、凡来商会文件均由办公室登记签收；

2、公文的编号保管；

3、办公室对上级来文拆封后应分类登记编号、保管；

4、本商会外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。

四、文件的传阅

1、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件归还办公室，阅批文件一般不得超过2天。

3、文件阅完后，应送交办公室。

五、附则

1、本管理办法解释权属四川省江苏商会。

2、经四川省江苏商会2015年11月28日第三届一次会长办公会议修订通过之日起执行。